1. U urudžbeni zapisnik iliti upisnik izvanupravnih predmeta upisuje se svaki akt (unutar košuljice imaš tzv. popis akata gdje upisuješ akte,tu treba razlikovati pismeno-akt kojim tijelo odgovara ili obavješćuje stranku, i podnesak-akt kojim se stranka obraća tijelu) bilo vlastiti bilo donesen od stranke, drugog državnog tijela i sl. Isto vrijedi i za upisnik predmeta upravnog postupka.
2. Klasa i urudžbeni broj se određuju, u pravilu u pisarnici ili naredbom od strane referenta. Primjerice, dođeš u pisarnicu Gradskog poglavarstva grada Zagreba i kažeš da želiš lokacijsku dozvolu i podneseš svoj zahtjev, osoba u pisarnici otvara upravni predmet UP/I-350-05/09-01/xxx ( Plan klasifikacijskih oznaka donosi na početku godine čelnik tijela u njemu su predviđene sve klase koje bi se mogle pojaviti tijekom godine u radu tog upravnog tijela), urudžbeni broj je 15-09-01 (15 označava stranku, ako predaješ u ime tvrtke onda je 383 ili 378, 09 označava godinu ukojoj podnosiš zahtjev, 1-označava prvi akt u predmetu.)
Ako je tvoj, vlastiti akt prvi, šalješ ga pisarnici koja otvara novi predmet određene klase i ur. broja po tvom naputku. Primjerice, trebaš kazniti neku pravnu osobu jer nije podnijela sve obrasce Poreznoj upravi na vrijeme, otvaraš klasu koja je Planom klas. oznaka predviđena za taj postupak-740-04/09-01/xxx.